電話取り次ぎメモ

社内で個人情報保護を進める場合、メモの取り扱いがけっこう大変です。会社によって大変でないところもあると思いますが、メモのやりとりが多い業務の場合、当事者の理解と効果的な改善案が必要になります。
「個人情報はメモに書かない」というのが理想ですが、特に電話取り次ぎメモは折り返しの連絡が必要な場合も多く、どこかに個人情報を書かく必要があります。氏名・電話番号をメモに書かずに折り返し先を伝える方法がなければ、改善は期待できません。
で、いくつか改善案を考えました。

1. メールを使う
   • メールアカウントが該当する従業員に割り当てられていれば、紙のメモの代わりにメールを使います。これはメール環境に左右されます。あまり安全でない環境だと、かえってリスクが高くなります。
2. 連絡帳を使う
   • 頻繁にメモをやり取りする従業員が班に分けられていれば、班ごとに連絡帳を使います。用件は連絡帳に書き、各自がチェックします。急ぎの用件なら口頭で伝えるか、連絡帳を確認するようメモを残します。連絡帳は所定の場所に保管します。使い勝手はあまりよくないです。
3. 専用メモ
   • 通し番号入りのメモ用紙を作り、それを使うようにします。メモは管理者が回収し、通し番号入りのチェックシートで確認します。管理者の手間が確実に増えます。

どれも一長一短です。
かつて金融機関に勤めていた人に聞いたところ、その勤め先では二枚複写の専用メモを使っていたそうです。